关于连续出版会议论文著录格式的探讨
本文选在《学报编辑论丛》，年10月上海大学出版社出版发行。
关于连续出版会议论文著录格式的探讨
王晓琰，殷建芳，王晓峰，邓迎，杨蕾
(《中国激光》杂志社有限公司，上海)
摘要：对比分析GB/T—《信息与文献参考文献著录规则》与GB/T—《文后参考文献著录规则》对专著和连续出版物的定义，将连续出版会议论文分为专著式和期刊式两种，提出专著式会议论文和期刊式会议论文的概念，给出两种会议论文著录格式的建议。针对目前会议论文著录格式中常见的疑问进行探讨，进一步明确连续出版会议论文的著录格式。最后给出会议文献著录格式规范化建议。
关键词：参考文献；著录格式；会议论文；连续出版
在数字化、网络化、全球化时代，学术会议因其具有更为直接、高效的交流优势，已成为一种国内外学术交流的重要形式。学术会议不仅仅是学术前沿成果的展示交流平台，更是构建自身学术圈的纽带。越来越多的出版商、国际性或全国性的专业学会、协会等采用定期、不定期地连续举办学术会议的模式，汇聚学术前沿的热点，扩大巩固自身学术圈，提升自身品牌效应[1-2]。会议论文作为学术会议的产物，是科研学者调研和引用的重要学术资源。连续出版会议论文已成一种趋势。
我国现施行的参考文献标准为GB/T—《信息与文献参考文献著录规则》(下文简称“版文献标准”)。许多学者已对版文献标准作了解读，探讨了参考文献的著录规则[3-8]。版文献标准对著作、期刊、标准等文献类型的著录格式已明确给出，但对会议参考文献仅给出会议论文集和会议录的著录格式，未针对会议论文集析出文献(简称会议论文)的著录格式进行明确阐述。黄炜等[9-11]已对会议文献的著录规则作了分析，给出符合GB/T—《文后参考文献著录规则》(下文简称“版文献标准”)的规范化著录格式，但均未针对版文献标准作分析，也未重点考虑连续出版会议论文的著录格式。
本文对比分析版文献标准和版文献标准，从专著和连续性出版物的定义出发，对会议论文进行剖分，分为专著式和期刊式会议论文，并分别给出其著录格式的建议，进一步从文献标识代码、文献析出格式、出版项、会议论文集题名等著录项进行探讨，最后为推动会议文献著录格式规范化，提出合理化建议。
1会议文献的分类及著录标准剖析
版文献标准同版文献标准一样，均规定了专著、专著中的析出文献、连续出版物、连续出版物中的析出文献等著录项目和著录格式，和版文献标准不同的是，版文献标准中更新了对专著的定义。将“以单行本形式或多卷册形式，在限定的期限内出版的非连续性出版物”改为了“以单行本或多卷册(在限定的期限内出齐)形式出版的印刷型或非印刷型出版物”，强调了“在限定期限内出齐”。
以笔者所在学科(光学)为例，像SPIE(国际光学工程学会)、AIP(美国物理学会)、IOP(英国物理学会)等出版商出版的会议论文集，是以卷的形式无限期连续出版，其出版形式已完全等同于期刊的出版形式，其年卷页码信息已足以涵盖文献源的全部索引信息，应属于连续性出版物，建议借鉴期刊的著录格式著录，下文简称“期刊式会议论文集”；像IEEE(电气和电子工程师协会)、OSA(美国光学学会)、AIAA(美国航天航空学会)等出版商出版的会议论文集，虽然各自每年也都有代表性会议论文集出版，但没有以卷的形式连续出版，而是以专著的形式出版，并赋予其国际标准书号(ISBN)，这类出版物应属于专著，下文简称“专著式会议论文集”。
版文献标准中已明确给出会议论文集的案例，但并未明确给出会议论文集析出文献的著录规范，仅给出了部分著录案例。而在学术论文中，直接引用整个会议论文集的概率较小，通常仅引用会议论文集中的某一篇文章。为此，针对会议论文给出明确的著录格式。
根据版文献标准中给出的著录案例，专著式会议论文的著录格式应为：[参考文献序号]析出论文主要责任者.析出论文题名[C]//会议论文集主要责任者.会议论文集题名:其他题名信息,会议日期，会议地点.出版地：出版者，出版年：引文页码。其中：采用顺序编码制时，主要责任者或其他责任者在情况不明的情况下可省略；会议日期和会议地点为任选项；出版地和出版者为必备项。
期刊式会议论文的著录格式建议采用以下格式：[参考文献序号]析出论文主要责任者.析出论文题名[C].会议论文集题名,出版年，卷：引文页码。期刊式会议论文相对专著式会议论文，多了卷的信息著录。卷是必备项，根据其年卷信息可以找到对应的会议信息，故不需要著录会议信息。
为通俗易懂、清晰明了地对参考文献智能化校验和规范输出提供参考，给出两类会议论文的著录实例：
[1]AUERBACHJM,BARKERCE,COUTURESA,etal.Modelingoffrequencydoublingandtriplingwithconverterrefractiveindexspatialnonuniformitiesduetogravitationalsag[C].ProceedingsofSPIE,,:-.
[2]BERGAMASCOF,ALBARELLIA,COSMOL,etal.Adoptinganunconstrainedraymodelinlight-fieldcamerasfor3Dshapereconstruction[C]//IEEEConferenceonComputerVisionandPatternRecognition(CVPR),June7-12,,Boston,MA,USA.[NewYork]:IEEE,:-.
2会议文献著录中常见疑问剖析
笔者针对光学类中文期刊中会议参考文献的著录格式进行调研，结果发现，会议参考文献的著录格式多种多样，作者和编辑对于会议文献的著录要求也难以做到了然于胸。常见的疑问有：文献标识代码用C还是用J、析出文献格式用“.”还是用“//”，出版项是否需要著录，出版物名称是会议论文集名称还是会议名称等。
2.1文献标识代码
在标准中明确给出会议录的标识代码为“C”，但在实际的著录案例中，会议文献有一部分标为“J”，该类差错常出现在期刊式会议文献的著录中。如SPIE会议文献，不少期刊将其直接作为期刊论文著录为“J”，此类标注模糊了期刊和会议论文的概念，文献[12]中特别强调了SPIE期刊和SPIE会议论文的区别，故文献标识类型应该用“C”。比较特殊的是ProceedingsoftheIEEE，字面意思是会议论文集，但在IEEE数据库中将其划为了期刊，并给ProceedingsoftheIEEE赋予了国际标准连续出版物编号(ISSN)。本着尊重原始出版者的原则，关于ProceedingsoftheIEEE中的文献应按照期刊格式著录，标注为“J”，而不是“C”。
2.2文献析出格式
针对版文献标准中“专著”的定义进行剖析发现，期刊式会议论文集在规定期限内不可能出齐，它是无限期连续出版发行的，应该按照连续出版物中析出文献的著录格式著录，即类似期刊和报纸的著录格式，用“.”表示析出，不应采用专著中析出文献的著录格式著录，即不应采用“//”表示析出；专著式会议论文集顾名思义其归属于专著的包涵项“会议论文集”，应该按照专著中析出文献的著录格式著录，即需采用“//”的析出格式。
2.3出版项
在会议文献著录实例中，出版项著录缺失现象极为严重，还有一部分误将会议举办地作为会议文献出版地使用。这源于国外几大数据库会议文献一般只标注会议举行的时间和地点、出版者，而出版地却无从查起。文献[9-11]中对文献标准中出版项的著录提出了建议，建议将出版者和出版地改为任选项，但是版文献标准中专著著录项中出版者和出版地仍为必备项。针对专著式会议论文，在版文献标准未修订之前编辑应该严格执行此标准。
在版文献标准中提到：“出版地为出版者所在地的城市名称，文献中载有多个出版地时，只著录第一个或处于显要位置的出版地”。针对未注明出版地的参考文献，可选择出版者的总部为出版地，亦可注明[S.l.]。笔者建议采用前者，后者无实际意义。
2.4会议论文集题名
文献[9-10]中提及会议论文集题名和会议名称混用的现象。但据查证，很多会议论文集本身就是以其会议名称命名，故在著录时需要具体查证该会议论文集是否以会议命名。另外一个典型差错是将会议论文集名称著录在“其他题名信息”处。这种错误可能是因为版文献标准中部分案例在题名项中含有“论文集”或“Proceedings”字样。据查证，版文献标准中带有该类字样的文献案例，其源文献就是论文集，而非论文集析出文献，且其带有“论文集”或“Proceedings”字样的题名本身是以副题名形式给出，但这并不表示所有的论文集题名均可放于“题名”处。因本着尊重文献自身的原则著录，具体情况具体分析，不能一概而论。
3结束语
基于版文献标准与版文献标准对专著和连续出版物的定义，对连续出版的会议论文分为专著式会议论文和期刊式会议论文，明确给出各自的著录建议，并对会议论文著录过程中常见的问题进行探讨。不仅可为科研工作者和编辑规范著录会议参考文献提供借鉴；还可进一步推动参考文献自动化软件(Endnote、Jabref、善锋软件、Notefirst等)实现会议文献的智能化校验与规范输出。
最后，针对会议文献著录格式规范化，提出以下几点建议：
(1)编辑要了解所在学术领域常见的会议，包括会议热点、与会专家、会议论文集及其出版形式等，做到定期分析、汇总，及时掌握行业动向。
(2)倡导编辑研读并严格遵守国家最新标准，提高编辑和科研工作者对著录规范的认知度。建议在投稿模板和退修说明中针对会议论文集析出文献给出明确的著录格式，给出常见会议文献的著录案例，让科研工作者和编辑都有据可循，有据可依。
(3)建议在修订新标准时明确对会议论文集析出文献的著录规则。建议最新标准与国际接轨，将会议文献中的“出版者”和“出版地”著录项改为任选项。
(4)引用信息尽量采用源出版商的引用数据源。规范会议文献的引用数据源，从源头对会议文献的著录项规范化。
参考文献
[1]寿景依,任红梅,张宏翔.塑造科技期刊的会议品牌[J].中国科技期刊研究,,25(6):-.
[2]杨蕾,童菲,马沂,等.产业集群对专业化期刊集群的启示:对《中国激光》杂志社创新与坚守的再思考[J].中国科技期刊研究,,25(6):-.
[3]陈海燕.《信息与文献参考文献著录规则》(GB/T—)部分条款解读[J].中国科技期刊研究,,27(3):-.
[4]陈浩元.著录文后参考文献的规则及注意事项[J].编辑学报,,17(6):-.
[5]陈浩元,颜帅,郑进保,等.关于文后参考文献著录若干问题的释疑[J].编辑学报,,23(2):-.
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[9]黄炜,徐用吉.浅议文后参考文献中会议论文的著录规则[J].科技与出版,(2):43-44.
[10]朱大明.学术会议论文集析出参考文献著录的规范化[J].中国科技期刊研究,,25(12):-.
[11]郑佳.浅析会议论文集析出参考文献的著录情况[J].天津科技,,44(2):90-92.
[12]SocietyofPhoto-OpticalInstrumentationEngineers.Thevalueofproceedings[EB/OL].[-07-08].
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